İş Sorumluluklarınızı Verimli Bir Şekilde Yönetmenizi Engelleyen Beş Hata

İş görevlerinizi yönetmek oldukça zor olabilir. Sonuçta, herkes var olan birçok farklı türde organizasyonel sistem konusunda eşit derecede rahat değildir. Bununla birlikte, kendi programınız ne kadar rahatsız edici veya verimsiz olursa olsun, üretkenliğinizi artırmak için herhangi bir protokol tanımlamak için genellikle zaman harcamazsınız.

Ancak, iş görevlerinizi yönetmek için bir yöntem tasarlayıp uygulayarak büyük faydalar elde edebilirsiniz. Bunlardan en önemlisi zamandan tasarruf etmek olacaktır. Bu, belirli etkinlikleri son dakikaya bırakmaktan kaçınacağınız ve böylece verimlilik kazanacağınız anlamına gelir.

Bazen bazı hatalar yaparsınız ve bunun sonucunda ortaya çıkan cezaları çekersiniz. Bunlar sadece küçük hatalardır, ancak çok belirgin olmadıkları için genellikle onları fark etmezsiniz. Yine de onlara harcadığınız zamanı ve işinizin biriktiğini fark ediyorsunuz.

İş görevlerinizi yönetirken yapabileceğiniz en yaygın beş hataya bir göz atalım.

“Bir dağ yüksek olsa bile, her zaman zirveye ulaşmanın bir yolu vardır.. ”

-Vietnam atasözü-

1. Bekleyen görevleri farklı yerlere yazın

İş görev yönetim sisteminizin güvenilir olması önemlidir. Bu açıdan önemli bir faktör, çalışırken başvurduğunuz araç olduğundan, bekleyen etkinliklerinizin tek bir kaydını tutmaktır.

Muhtemelen planladığınız görevleri tek bir yere yazarsınız. Ancak gün, hafta veya ay boyunca planlanmayan başka etkinlikler ortaya çıkar ve bunları en yakınınızdaki not defterine veya dosyaya yazmanız gerekebilir. Bu bir hatadır çünkü bilgileri dağıtır ve bekleyen görevlerinizi doğru şekilde takip etmenize izin vermez. Aslında, her zaman her şeyi tek bir yere yazmalısınız.

2. Doğru şekilde önceliklendirin

Karşılaşmanız gereken her faaliyetin belirli bir öncelik sırası vardır veya en azından öyle olmalıdır. Ancak, çok önemli olmayan her şeyi ‘sonra’ veya ‘bir gün’ listesine koyma eğiliminde olabilirsiniz. Bu listeler bu şekilde devasa oluyor.

Nitekim öncelik vererek zamandan tasarruf ettiğiniz şeyleri daha sonra bekleyen görevlerin aşırı birikiminden dolayı kaybedersiniz. Bu nedenle, çok önemli olmayan veya son teslim tarihi olmayan görevleri gerçekleştirmek için haftada birkaç saat ayırmaya çalışmalısınız. Bu, iş görevlerinizin yönetimini daha verimli hale getirmeye yardımcı olacaktır.

3. Görevlere küresel bir şekilde yaklaşmaya çalışın

İş görevlerinizi yönetmenin bir diğer anahtarı da büyük faaliyetlere doğru şekilde yaklaşmaktır. Çünkü bunlar gerçekten geniş veya karmaşık olduğunda, çıkmaza girebilir veya kafanız karışabilir. En iyisi onları mantıklı ve tutarlı bir şekilde parçalara ayırmaktır.

Bu alt bölüm, zihinsel düzen sağlar ve zamanınızın daha iyi düzenlenmesini sağlar. Aynı zamanda motivasyonunuz üzerinde de olumlu bir etkisi vardır, çünkü her aşamayı bitirmek size ilerlemekte olduğunuz izlenimini verir, bu da kendinizi memnun hissettiğiniz anlamına gelir. En önemli şey, işinizi daha iyi yapmanızdır.

4. Yapılacaklar listenizden hareket edin

Yapılacaklar listeniz her zaman elinizin altında olmalıdır. Görevlerinizin yönetiminde en önemli müttefiklerinizden biridir. Sadece yapmanız gereken aktiviteleri hatırlamanıza yardımcı olmakla kalmayacak, onları görselleştirerek hatalarınızı tespit edebilecek ve zamanınızı buna göre yeniden yapılandırabileceksiniz.

Bu liste özellikle işin bol ve zamanın kısıtlı olduğu zamanlarda önemlidir. İyi hafızanızla veya içgüdüsel organize etme yeteneğinizle gurur duysanız da, gerçek şu ki, stres zamanlarında ilgili konuları gözden kaçırmak gerçekten çok kolay.

5. Önemsiz şeyleri organize etmek ve yeniden düzenlemek için zaman ayırın

İdeal olarak, iş görevlerinizin yönetimini organize etmek için iyi bir yönteminiz olmalıdır, ancak bunda aşırıya kaçmamalısınız. Örneğin, daha verimli olma niyetiyle, göz alıcı etiketlerle vb. renkleri sıraya koyabilirsiniz. Ancak bu, planlarınızı süslemek veya detaylandırmak için gereken görevleri yapmaktan daha fazla zaman harcamanıza neden olabilir.

İyi bir yöntem her zaman pratik ve verimlidir. Güncellenmesi veya uygulamaya konulması uzun sürmemelidir. Eğer böyle bir yönteminiz yoksa değiştirme zamanı gelmiş olabilir.